Hướng dẫn sử dụng Sổ Sửa Tủ Nguyễn Gia

Bắt đầu nhanh

• Địa chỉ phần mềm: mở nguyengia.techviet.cloud trên máy tính hoặc điện thoại.
• Ai cần tài khoản: mọi người trong công ty đăng nhập bằng tài khoản do Quản trị cấp. Mỗi người một tài khoản — không dùng chung.
• Khách hàng không cần tài khoản: chỉ cần quét mã QR dán trên tủ hoặc giữ đường dẫn phần mềm gửi cho mình (xem mục 8).
• KTV dùng điện thoại: màn hình của KTV thiết kế cho điện thoại, có 4 nút dưới đáy: Việc · Quét tủ · Kho · Đã làm.
• Văn phòng dùng máy tính: menu chính nằm ở cột bên trái, chia nhóm: Điều phối, Chất lượng, Kho, Quyết toán, Nhân sự và lương, Dữ liệu, Hệ thống.
• Mỗi vai trò thấy khác nhau: phần mềm tự ẩn những mục tài khoản của bạn không có quyền. Không thấy mục nào thì đó là đúng — không phải lỗi.
• Hotline hỗ trợ kỹ thuật dán trên tem tủ: 1900 6178 (số này do công ty cấu hình, nếu đổi sẽ hiện theo phần mềm).

Đăng nhập

1. Mở nguyengia.techviet.cloud. Nếu chưa đăng nhập, phần mềm đưa tới trang Đăng nhập.
2. Gõ Email và Mật khẩu được cấp. Bấm nút hiện mật khẩu để kiểm tra mình gõ đúng chưa, rồi bấm Đăng nhập.
3. Phần mềm mở đúng màn hình của vai trò bạn: KTV vào màn Việc trên điện thoại; Thủ kho vào Kho vật tư; Kế toán vào Bảng lương; các vai trò văn phòng khác vào Tổng quan.

• Báo Email hoặc mật khẩu không đúng: gõ lại cẩn thận, chú ý chữ hoa – chữ thường, nên tắt bộ gõ tiếng Việt (Unikey/EVKey) khi gõ mật khẩu.
• Quên mật khẩu: liên hệ Quản trị để được cấp lại tài khoản. Trang đăng nhập không có nút “Quên mật khẩu”.

Quản lý · Quản trị Điều hành toàn bộ việc sửa tủ

Bạn thấy đầy đủ nhất: Điều phối · Chất lượng · Kho · Quyết toán · Nhân sự (Quản trị còn có Nhân sự và lương đầy đủ và Hệ thống). Trang chủ của bạn là Tổng quan.

Tổng quan (trang chủ)

• Bộ đếm theo trạng thái: Đang mở, Trễ hạn, Chờ phân công, Chờ duyệt, Chờ vật tư, số Yêu cầu outlet đang chờ và Cảnh báo kho vật tư. Bấm từng khối để vào đúng danh sách cần xử lý.
• Biểu đồ tháng: số ticket theo ngày, tỷ lệ sửa ngay lần đầu, điểm đánh giá trung bình.

Ticket — trục chính của phần mềm

• Danh sách Ticket có hàng bộ đếm trên cùng (Chờ phân công, Trễ hạn, Chưa xử lý, Chờ duyệt, Chờ vật tư, Chờ duyệt giá) — bấm vào số là lọc ngay. Mặc định ẩn ticket Đã lưu trữ và Đã hủy.
• Mở chi tiết ticket để giao việc / đổi KTV, đọc báo cáo của KTV, xem ảnh trước–sau, danh mục hạng mục và vật tư đã dùng, quyết định các đề xuất giá phát sinh.
• Báo sai mã tủ: sửa mã ngay trong chi tiết ticket (ticket đang chờ sửa mã hiện ở bộ đếm riêng).

Duyệt và Duyệt giá

1. Mở Duyệt: phần trên là Ticket sạch (kết quả rõ ràng, có hạng mục) — tick chọn rồi bấm duyệt hàng loạt; phần dưới là Cần xem kỹ kèm nhãn cờ. Trả lại ticket thì phải ghi lý do.
2. Mục Duyệt giá (mục riêng có số đếm đỏ): KTV đề xuất hạng mục ngoài bảng giá — anh/chị bấm Duyệt giá hoặc Từ chối kèm lý do. Ticket chưa được duyệt giá sẽ không tính tiền hạng mục đó.

Chất lượng: Đánh giá và Khiếu nại

• Đánh giá: xem mọi đánh giá khách đã gửi theo sao, lọc theo ngày, KTV, outlet. Đánh giá sai sự thật hay spam: bấm Vô hiệu hóa kèm lý do — đánh giá biến mất khỏi báo cáo nhưng vẫn giữ dấu vết.
• Khiếu nại: nhận khiếu nại, Nhận xử lý, ghi cách giải quyết rồi Giải quyết. Khiếu nại chưa xong hiện số đỏ trên menu. Mở lại được sau khi đã giải quyết.

Kho vật tư và Quyết toán

• Kho vật tư: xem tồn, cảnh báo sắp hết và giữ lâu (vật tư nằm quá 14 ngày ở KTV), lập phiếu nhập/xuất/chuyển, nạp tồn đầu kỳ từ file Excel, xác nhận phiếu trả của KTV. Việc hằng ngày nên để Thủ kho — bạn xem và kiểm tra.
• Quyết toán: bấm Tạo đợt, chọn hãng (Pepsi/Heineken) và khoảng ngày — hệ thống gom mọi ticket Đã duyệt khớp điều kiện thành đợt QT-…. Kiểm tra tổng tiền theo hạng mục rồi Chốt đợt.
• Mở lại đợt đã chốt chỉ Quản trị làm được (Quản lý không có nút này).
• Báo cáo: tab Theo KTV, Theo Tổng đài, Theo hạng mục, Chi tiết ticket; chọn khoảng ngày có lối tắt (Hôm nay, Tuần này, Tháng này…), bấm Xuất Excel để đối soát với hãng.

Dữ liệu: Tủ, Outlet, Khu vực, Bảng giá

• Tủ: danh mục tủ theo mã. Tủ mới nạp từ file của hãng tại Nạp danh mục tủ; tủ tổng đài tạo nhanh cần Xác minh. In tem QR: chọn tủ → In tem QR — tờ A4 24 tem, mỗi tem có mã và QR trỏ tới form báo hỏng.
• Outlet: điểm đặt tủ (quán, cửa hàng). Hai outlet bị tách nhầm khi nạp file: dùng Gộp — mọi lịch sử dồn về một. Bấm vào outlet để xem Lịch sử outlet: các ca sửa, % sửa ngay lần đầu, điểm đánh giá.
• Khu vực: địa bàn giao cho từng KTV. Thêm khu vực mới xong, ticket chờ phân công ở địa bàn đó được tổng đài bấm Tự giao lại để hệ thống gán tự động.
• Bảng giá: xem giá từng hạng mục theo hãng. Sửa giá là việc của Quản trị — bạn chỉ xem.Bạn sửa giá trực tiếp tại đây.

Nhân sự, chấm công

• Nhân sự: thêm nhân viên (tên, SĐT, chức vụ, khu vực), mở hồ sơ 5 tab: thông tin làm việc, hồ sơ cá nhân (CCCD…), quá trình công tác, đào tạo, đánh giá định kỳ. Nghỉ việc chuyển trạng thái Đã nghỉ — lịch sử vẫn giữ nguyên.
• Chấm công: sửa một ngày (lý do bắt buộc), xác nhận tăng ca, đối chiếu ngày công với ticket KTV đã làm trong tháng, rồi Chốt tháng. Tháng đã chốt mở lại được khi bảng lương còn nháp.
• Tiêu chí KPI: soạn bản mới (trọng số các tiêu chí cộng đúng 100), gửi để Quản trị duyệt. Bản đã duyệt áp dụng từ ngày hiệu lực.

Riêng Quản trị: lương và hệ thống

• Hợp đồng lao động: tạo từ mẫu (xác định thời hạn, không xác định, thử việc) — phần mềm tự kiểm tra Bộ luật Lao động (thử việc ≤ 30 ngày với KTV, tối đa 2 lần ký xác định thời hạn…), gửi Chờ ký, tải bản đã ký lên là hợp đồng có hiệu lực. Phụ lục đánh số PL-NN theo hợp đồng gốc.
• Bảng lương: Tạo đợt theo tháng đã chốt công → phần mềm tính lương, BHXH, thuế TNCN → thêm Thưởng/Khấu trừ và Tạm ứng nếu có → Gửi duyệt → duyệt (không tự duyệt bảng mình tính) → Đã chi và tải bảng chi + phiếu lương từng người.
• BHXH và thuế: danh sách việc đến hạn (nộp BHXH, thuế quý/tháng, báo tăng–báo giảm), bấm Đã nộp khi xong.
• Tham số lương: lương tối thiểu vùng, tỷ lệ BHXH, thuế… Giá trị mới có ngày hiệu lực, phải xác nhận cho từng kỳ lương trước khi gửi bảng.
• Danh mục (Hệ thống): đối tác, model tủ, danh mục chung, tỉnh/thành. Tài khoản: tạo tài khoản, gán vai trò, ngừng hoạt động. Cài đặt: hotline, các thông số chung.

Tổng đài Nhận cuộc gọi, lập ticket, điều phối đầu vào

Bạn thấy các mục: Tổng quan · Ticket · Tạo ticket · Yêu cầu từ outlet · Nạp ticket, nhóm Chất lượng (Đánh giá, Khiếu nại) và Lương của tôi. Bạn không thấy giá tiền và không có Duyệt, Quyết toán, Báo cáo — các việc đó của Quản lý.

Nhận cuộc gọi → tạo ticket

1. Giám sát hãng gọi báo hỏng: mở Tạo ticket.
2. Gõ mã tủ (trên tem dán thân tủ). Phần mềm tự hiện outlet, địa chỉ, hãng; nếu mã chưa có trong danh mục, tạo nhanh tủ + outlet mới rồi để Quản lý xác minh sau.
3. Điền người báo, SĐT, tình trạng hỏng, mô tả ngắn; có thể hỏng ở buổi nào thì chọn giờ mở cửa.
4. Lưu — hệ thống tự gán KTV còn trống theo khu vực của địa chỉ tủ. Ticket vào danh sách Ticket ở trạng thái Chờ KTV nhận.

• Khách báo từ QR trên tủ thì yêu cầu đã tự lập ở Yêu cầu từ outlet: bấm Tạo ticket trên dòng yêu cầu — mọi thông tin và ảnh điền sẵn, không gõ lại.
• Ticket chờ lâu: bấm Hối thúc, hoặc Tự giao lại để hệ thống đổi KTV khác cùng khu vực. Giao nhầm người: mở chi tiết ticket, đổi KTV.
• Khách hủy: hủy ticket kèm lý do.

Nạp ticket từ file của hãng

• Cuối tuần hãng gửi file nhiều ca báo hỏng: mở Nạp ticket, tải File mẫu, dán dữ liệu của hãng vào, chọn file và nạp. Màn hình hiện từng dòng lỗi để sửa rồi nạp lại; nạp dở mạng đứt → vào lại, hệ thống tự tiếp tục chỗ dở, không bị trùng.
• Bản nạp lịch sử sửa chữa (các ca đã sửa xong trong quá khứ) là việc của Quản lý — nếu không thấy nút, nhờ Quản lý làm.

Chất lượng theo quy trình của bạn

• Đánh giá: xem điểm sao khách chấm từng ca — dùng để trả lời khách khi gọi lại.
• Khiếu nại: ghi nhận khiếu nại khách gọi vào (chọn ticket, nội dung, ảnh). Việc xử lý khiếu nại do Quản lý nhận — bạn chỉ ghi nhận.

KTV — kỹ thuật viên Nhận việc trên điện thoại, sửa xong chụp ảnh làm bằng chứng

Màn hình của bạn là điện thoại, 4 nút dưới đáy: Việc · Quét tủ · Kho · Đã làm. Bạn không thấy giá tiền — chỉ thấy hạng mục và vật tư; nếu phải dùng thứ ngoài bảng giá thì đề xuất giá chờ duyệt.

Việc của tôi

1. Mở tab Việc: các ticket hệ thống gán cho mình theo khu vực. Bấm vào việc để xem địa chỉ outlet, tình trạng hỏng, ảnh khách báo, số điện thoại gọi hỏi đường.
2. Bấm Bắt đầu. Phần mềm mở camera: quét mã QR trên tem tủ. Mã khớp → việc chuyển sang Đang sửa kèm giờ bắt đầu.
3. Quét không khớp (báo Sai mã tủ): kiểm tra lại tem; nếu đúng tem mà máy vẫn báo sai — chọn nhập mã tay. Việc chuyển sang Chờ sửa mã cho Quản lý xử lý, bạn cứ làm việc bình thường.
4. Tới nơi nhưng tủ đang dùng không thể tắt ngay: bấm Tạm dừng kèm lý do.

Sửa xong — quy trình ảnh bắt buộc

1. Trước khi sửa: chụp ảnh tủ trước (máy đang hỏng).
2. Chọn hạng mục đã làm (theo bảng giá của hãng) và vật tư đã dùng — vật tư tự trừ Kho của tôi ngay.
3. Phải dùng vật tư/hạng mục ngoài danh sách (phát sinh): vào Phát sinh, chụp ảnh, nhập đề xuất giá → ticket chuyển Chờ duyệt giá, chờ Quản lý duyệt xong mới hoàn thành được.
4. Chụp ảnh sau (máy chạy lại, tem còn nguyên) rồi bấm Hoàn thành. Không có ảnh trước/sau thì phần mềm không cho hoàn thành — ảnh là bằng chứng quyết toán với hãng.
5. Sửa không xong được (thiếu linh kiện, khách không cho sửa): chọn Trả lại kèm lý do — việc quay lại danh sách để hẹn ngày khác.

Quét tủ và Kho của tôi

• Tab Quét tủ: quét tem bất kỳ để tra cứu lịch sử sửa của tủ đó — hữu ích khi khách hỏi “tủ này sửa mấy lần rồi”.
• Tab Kho (Kho của tôi): vật tư đang giữ. Nhận thêm từ Thủ kho, và khi trả lại phần còn dùng: bấm Lập phiếu trả → mang vật tư về kho → Thủ kho xác nhận đã nhận. Phiếu gửi nhầm: Hủy phiếu khi nó còn chờ xác nhận.
• Vật tư giữ lâu (trên 14 ngày) bị phần mềm cảnh báo — trả bớt để không bị ghi.

Đã làm, đánh giá và lương của tôi

• Tab Đã làm: lịch sử việc đã hoàn thành trong tháng. Sửa thành công → bấm Mời đánh giá: khách quét mã hoặc mở link để chấm sao (mã có hạn dùng, một ca một mã).
• Bạn xem điểm trung bình của mình — không thấy đánh giá của KTV khác, không thấy bình luận khiếu nại.
• Cuộn tới Lương của tôi: ngày công từng ngày (khớp với việc đã làm), phép năm còn lại, KPI tháng, và phiếu lương các tháng đã duyệt. Thấy sai: bấm Báo sai — kế toán sẽ xử lý và đóng lại.

Thủ kho Quản lý kho vật tư — chỉ số lượng, không thấy tiền

Đăng nhập xong bạn vào thẳng Kho vật tư. Menu của bạn chỉ có nhóm Kho và Lương của tôi — bạn không thấy ticket, khách, giá tiền, quyết toán. Đó là đúng quy định.

Việc hằng ngày

• Tồn kho: bảng vật tư với số lượng từng kho. Nhóm Sắp hết và Giữ lâu (vật tư nằm ở KTV quá 14 ngày) luôn lên đầu kèm màu cảnh báo.
• Nhập hàng về: Lập phiếu nhập — chọn vật tư, số lượng, kèm chứng từ. KTV trả vật tư: phiếu trả của KTV hiện trong mục Chờ nhận — kiểm tra hàng thật rồi bấm Xác nhận đã nhận, hoặc Hủy phiếu nếu KTV thu hồi.
• Xuất cho KTV/mục đích khác: Lập phiếu xuất. Xuất nhiều hơn tồn sẽ bị chặn kèm dòng “Chỉ còn X”.
• Đầu kỳ/quý: nạp tồn đầu kỳ từ file Excel (Tải file mẫu rồi nạp — từng dòng lỗi hiện rõ để sửa).

Danh mục vật tư

• Thêm vật tư mới: mã, tên, đơn vị, tồn tối thiểu để phần mềm cảnh báo sắp hết.
• Vật tư đã ngừng dùng chỉ Ngừng dùng — không xóa, để lịch sử phiếu còn truy được.
• Mục Đã dùng trên ticket: mỗi dòng ghi mã ticket, tên KTV, outlet, vật tư — không có giá. Dùng để đối chiếu khi KTV hỏi lại.

Kế toán Hợp đồng, chấm công và bảng lương

Đăng nhập xong bạn vào thẳng Bảng lương. Menu của bạn: Nhân sự · Hợp đồng lao động · Chấm công · Bảng lương · BHXH và thuế · Tham số lương và Lương của tôi. Bạn không thấy ticket, kho hay quyết toán — phần sửa chữa thuộc Quản lý.

Hợp đồng lao động

• Tạo hợp đồng: chọn loại (xác định thời hạn, không xác định, thử việc), người ký — phần mềm tự đánh số NN/YYYY/HĐLĐ-NG và tự kiểm tra luật (thử việc ≤ 30 ngày với KTV / 60 ngày khác, lương thử việc ≥ 85%, tối đa 2 lần ký xác định thời hạn…). Vi phạm nào màn hình sẽ báo ngay bằng câu tiếng Việt.
• Bấm Chờ ký để in/hủy bản in; tải bản đã ký lên là hợp đồng sang Đang hiệu lực.
• Đổi lương, phụ cấp, chức danh khi hợp đồng đang hiệu lực: tạo Phụ lục (số PL-NN) — không tạo hợp đồng mới.
• Chấm dứt hoặc không gia hạn: bấm tương ứng kèm lý do — nhắc hạn hợp đồng hiện ngay trên danh sách.

Chấm công (xem) và Bảng lương (làm)

• Chấm công: bạn xem toàn bộ ngày công, tăng ca, nghỉ phép và đối chiếu với ticket KTV. Sửa ngày và chốt tháng là việc của Quản lý — cần sửa thì nhắn Quản lý.
• Bảng lương: tháng phải đã chốt công và tham số pháp luật đã xác nhận rồi mới tính được. Tạo đợt → phần mềm tính công, KPI, BHXH, thuế TNCN từng người → soát từng dòng, thêm Thưởng/Khấu trừ và Tạm ứng → Gửi duyệt.
• Quản trị duyệt xong: tải bảng chi (Excel + chuyển khoản từng người), đóng dấu Đã chi kèm ngày chi. Mỗi nhân viên tự thấy phiếu lương của mình.
• KHÔNG tự duyệt bảng mình vừa tính: phần mềm từ chối (NG_TU_DUYET) — gửi Quản trị duyệt là bắt buộc.
• Nhân viên báo lương sai: mục Báo sai trên bảng — ghi cách xử lý rồi đóng lại; nhân viên thấy ngay kết quả.

BHXH, thuế và tham số

• BHXH và thuế: danh sách việc đến hạn — nộp BHXH tháng, thuế TNCN quý/tháng, quyết toán năm, báo tăng/báo giảm từng nhân viên. Xong việc nào bấm Đã nộp kèm ngày.
• Tham số lương: lương tối thiểu vùng, tỷ lệ BHXH, giảm trừ gia cảnh… Giá trị mới là dòng mới (không sửa dòng cũ), giá trị pháp luật bắt buộc ghi căn cứ. Cuối tháng: Xác nhận cho kỳ — không xác nhận đủ thì không gửi được bảng lương.
• Nhân sự: bạn xem mọi hồ sơ, cập nhật thuế, BHXH, số tài khoản và người phụ thuộc (giảm trừ gia cảnh) của từng người.

Khách hàng Báo hỏng tủ bằng mã QR và đánh giá sau sửa

Bạn không cần cài ứng dụng, không cần tạo tài khoản. Chỉ cần điện thoại có camera và mạng. Mọi thông tin bạn gửi đi thẳng tới đội kỹ thuật của Nguyễn Gia.

Báo hỏng tủ

1. Quét mã QR trên tem dán ở thân tủ (tem ghi “Báo hỏng tủ – Nguyễn Gia” và hotline). Form báo hỏng mở ra và mã tủ đã điền sẵn.
2. Nếu không quét được: mở link phần mềm gửi, gõ mã tủ in trên tem.
3. Điền tên, số điện thoại, chọn tình trạng (không lên nguồn, lạnh yếu, chảy nước, tuyết không chạy…), mô tả thêm nếu cần, chụp ảnh tủ.
4. Bấm Gửi báo hỏng — màn hình hiện xác nhận đã gửi. Kỹ thuật viên sẽ liên hệ và đến theo khu vực.
5. Gấp? Gọi hotline 1900 6178 in trên tem — tổng đài lập ticket giúp bạn ngay.

Đánh giá sau khi sửa

• Kỹ thuật viên sửa xong sẽ đưa bạn mã hoặc mã QR đánh giá. Mở mã: chọn số sao và viết nhận xét (không bắt buộc), gửi xong là xong.
• Mỗi ca sửa một mã: mã đã dùng rồi thì không đánh giá lại được, mã có hạn dùng — đánh giá sớm, đừng để hết hạn.
• Chưa hài lòng? Vẫn cho 1–2 sao kèm chi tiết — đội Nguyễn Gia đọc mọi đánh giá và sẽ gọi lại xử lý. Trường hợp cần khiếu nại chính thức, ghi rõ trong phần nhận xét hoặc gọi hotline.

Sự cố thường gặp